Een beetje student wil gezellig samenzijn met andere studenten, zeker als ze in een studentenflat wonen. Maar dan moet er wel een ontmoetingsruimte zijn. Studenten van de Rode Kruislaan krijgen na lang gesteggel eindelijk hun ontmoetingsruimte van De Key. Tim Ruting en Mats Pijning, betrokken bij bewonersvereniging RXL, vertellen welk proces hieraan vooraf ging.
In de zomer van 2019 vergadert het nieuwe verenigingsbestuur voor het eerst met De Key-beheerder Mark de Fouw. Nadat eerdere onderhandelingen jaren terug mislukten, legt De Key de ontmoetingsruimte opnieuw op tafel. Het bestuur onder leiding van voorzitter Tim, is enthousiast. Mats versterkt het bestuur ruim een jaar later als penningmeester. Tim is dan geen voorzitter meer.
Een ontmoetingsruimte is belangrijk om bewoners met elkaar in contact te brengen en om ook met slecht weer activiteiten te kunnen organiseren. Er waren hiervoor wel meer leden nodig.
Bewoners betrekken was niet gemakkelijk. Er werden onder andere borrels en activiteiten georganiseerd om de interesse te vergroten. Voor het samenstellen van een barcommissie die zich over de ontmoetingsruimte zou buigen, moest ook nog wat gebeuren. Bewoners werden op borrels gevraagd of ze mee wilden denken. Een andere bewoner kwam via een actief verenigingslid in de barcommissie terecht.
Het begint met een barcommissie
De uiteindelijke barcommissie bestaat uit bestuurslid Kyra en vier andere bewoners: voorzitter Niek, Sytze, Jannes en Roald. Er wordt een taakverdeling en stappenplan voor de ontmoetingsruimte gemaakt. Dit ter voorbereiding op latere gesprekken met De Key en de gemeente.
Naast de nieuwe barcommissie waren er al een activiteitencommissie, een leefbaarheidscommissie, een welkomstcommissie en een tuinierscommissie. De commissies zijn nuttige ‘subgroepen’ die de betrokkenheid vergroten. Tim: ‘Het werken met subgroepen is een makkelijke manier om je organisatie te vergroten en nieuwe mensen binnen te halen. Je mobiliseert mensen door ze aan te spreken op dat wat ze leuk vinden.’
Arcade wijst bewoners op hun rechten
Arcade-bestuurslid Harrie Houtbeckers speelt een belangrijke rol in het proces. Hij bemiddelt bij problemen en wijst op bewonersrechten. Het sterkt de bewoners in hun missie om latere onderhandelingen met De Key soepel te laten verlopen. Tijdens een Arcade-bijeenkomst blijkt bovendien dat de bewoners recht hebben op een ontmoetingsruimte.
Aanvraag horecavergunning bij gemeente loopt niet soepel
Om hapjes en drankjes te kunnen verkopen, vragen de bewoners een horecavergunning aan. Dit is een moeizaam proces. De barcommissie is maanden aan het touwtrekken met de gemeente. De commissieleden worden meerdere keren van het kastje naar de muur gestuurd. Mats: “We zaten tot ver in september vast in de bureaucratie”. Nadat De Key zich er mee gaat bemoeien en zelf contact opneemt met de gemeente, komt er pas duidelijkheid. De horecavergunning wordt afgewezen omdat die niet in het bestemmingsplan zou passen.
De Key werkt ook niet direct mee
Totdat in september de onderhandelingen over de ontmoetingsruimte beginnen, is er wantrouwen bij De Key. De Key wil weten wat ze kunnen verwachten en eist dat de bewoners uiteindelijk aan hen verantwoording afleggen. De vereniging legt echter alleen verantwoording af aan de leden, tijdens de Algemene Ledenvergadering (ALV). En dan zijn er nog de buren die in de omliggende kantoren werken. Zij vrezen voor dronken studenten voor hun deur en deinzen er volgens Mats niet voor terug om zich over ‘elk stukje overlast te beklagen bij de vereniging of bij De Key.’
Toch start De Key uiteindelijk met onderhandelen
Om het contact met de Key vlot te trekken, wordt door alle commissies een plan opgesteld met het soort activiteiten die in de ruimte plaats kunnen gaan vinden. Dit stemt de Key enthousiast. Een filmavond, studeerhoek en een moestuin worden onder andere genoemd. Het ontbreken van een horecavergunning maakt de keus voor de vereniging om door te gaan met het project echter wel ingewikkeld: er kunnen namelijk geen opbrengsten worden gegenereerd. Verkoop van hapjes en drankjes is zonder vergunning immers niet mogelijk. Na een lange ALV is besloten om de ontmoetingsruimte toch door te zetten.
De Key zet in september opeens wél vaart achter de ontmoetingsruimte. De inzet van de barcommissie speelt hierbij een belangrijke rol. Eerder wilde De Key bewoners nauwelijks tegemoet komen. De commissieleden realiseerden zich dat ze er zélf achteraan moesten.
De Key suggereert om bezoekers een vrijwillige bijdrage te vragen voor hun drankjes. De barcommissie kan zo gemakkelijker de huur van de ruimte betalen.
Samen afspraken maken lukt, maar blijkt niet gemakkelijk
Tijdens de laatste maanden van 2020, onderhandelt de barcommissie over het huurcontract en de bijlage ‘randvoorwaarden bewonersruimte’. De inhoud wordt flink bediscussieerd. Nadat de randvoorwaarden zijn overeengekomen in december, gaat de Key het definitieve contract opstellen. Na twee maanden wachten blijken in februari niet alle afspraken in het contract te staan. Nadat De Key dit gecorrigeerd heeft, ondertekenen de bewoners half maart het contract.
Mats en Tim hebben veel geleerd. Dit geldt ook voor de leden van de barcommissie. Tijdens het proces zijn er door de bewoners zeker fouten gemaakt en moest er dan ook regelmatig worden bijgestuurd. Daarnaast maakte de organisatiestructuur van De Key het de bewoners niet altijd makkelijk om zaken voor elkaar te krijgen. Toch is er wel heel fijn met De Key-beheerder Mark de Fouw samengewerkt. Hij heeft zich echt voor de bewoners ingezet. Daarnaast waarderen de bewoners het dat De Key nu ook echt de verbouwing in gang heeft gezet. De bewoners kunnen er nu samen met De Key een mooie ruimte van gaan maken.
